Subvention pour événements communautaires

Le Canton d'Alfred et Plantagenet désire mettre sur pied un programme de subvention communautaire afin d'appuyer les événements et activités qui promeuvent les arts, la culture, le patrimoine, le développement communautaire, le tourisme ou le développement économique.

Cette politique a pour but d'établir un processus défini, objectif et transparent encadrant la soumission, l'évaluation et l'approbation des demandes de subvention pour la réalisation d'événements communautaires éligibles.

1. "Développement communautaire / événements spéciaux": Un événement qui vise à renforcer les liens communautaires soit, par exemple, une levée de fonds, une fête de quartier, un souper mensuel, une programmation hebdomadaire pour un groupe cible de la population, tels les aînés.
2. "Événement": Une activité publique rassemblant plus de 200 personnes au même endroit. L'événement peut être unique ou récurrent.
3. "Groupe communautaire": Un organisme sans but lucratif (OSBL) ou une association active et reconnue par le Canton d'Alfred et Plantagenet qui œuvrent au bien-être et au rayonnement de la communauté, ou encore à la bonification des activités de loisirs ou de divertissement public.
4. "Services en nature": Signifie un appui non pécuniaire de la part du canton envers la réalisation d’un événement. Il peut s’agir, par exemple, d’un prêt d’équipement, de l’utilisation d’installations, sauf les centres communautaires, ou encore, exceptionnellement, d’un appui logistique.
5. "Tourisme / Développement économique": Un événement qui a des retombées économiques positives pour nos commerces locaux, ou qui vise à attirer un public de l’extérieur vers le Canton, tel qu’un marché d’artisans ou d’artistes, une convention, ou encore un événement sportif d’envergure.

La présente politique s'applique à tous les groupes communautaires éligibles au financement en vertu de la présente politique.

La politique sera affichée sur le site web du Canton. Le personnel sera informé de la nouvelle politique par l'entremise de la distribution à l'équipe de gestion de la municipalité. Une copie de la politique sera également distribuée aux groupes communautaires du Canton.

1. Budget annuel et montant de la subvention
   1. Le budget annuel du programme de subvention pour événements communautaires sera déterminé par le conseil lors des discussions budgétaires, sur recommandation de l’administration, en fonction du nombre de demandes reçues. Le montant final de la programmation annuelle sera confirmé par l’adoption du budget annuel de la municipalité par le conseil.
   2. Le montant maximal de la subvention sera de 3 000$, non remboursable. Le montant de la subvention municipale ne pourra dépasser 25% du budget total prévu pour l’événement.
   3. En plus d’une contribution financière, un demandeur pourra recevoir une contribution additionnelle en nature d’une valeur maximale de 500$. La valeur d’une contribution en nature sera déterminée en fonction du barème de l’annexe « A ».
   4. Le conseil se réserve le droit d’accorder un montant autre que celui demandé par le demandeur.
2. Événements éligibles au financement
   1. Seules les catégories d’événements suivants sont éligibles au financement :
      1. Arts, culture et patrimoine ;
      2. Communauté et événements spéciaux ;
      3. Tourisme et développement économique.
   2. L’événement proposé doit avoir lieu sur le territoire du Canton d’Alfred et Plantagenet, être ouvert au public, inclusif de tous, et s’aligner avec la mission, la vision et les valeurs corporatives de la municipalité.
3. Demandeurs éligibles au financement
   1. Seul un groupe communautaire en règle est éligible au financement. N’est pas en règle un groupe communautaire qui, par exemple, a omis de produire le rapport final d’activité obligatoire en lien avec une subvention antérieure.
   2. Tout récipiendaire d’une subvention s’engage à respecter les règlements municipaux et les politiques en vigueur, tel que la préparation d’un plan d’urgence pour les événements d’envergure, l’obtention de permis divers et une assurance de responsabilités civiles, entre autres.
   3. Le conseil peut, à sa pleine et entière discrétion, accorder une subvention à une entité qui ne répond pas à tous les critères ci-dessus, mais qui est unique par sa vocation et qui répond à un besoin spécifique dans la région.
   4. Un groupe communautaire ne peut présenter qu’une seule demande de subvention par année.
4. Inéligibilité au financement
   1. Les entités et catégories de dépenses suivantes ne sont pas éligibles à une subvention :
      1. Les individus, les entreprises et les organismes à but lucratif ;
      2. Les groupes d’intérêt particulier et les clubs à adhésion exclusive ;
      3. Les événements ayant déjà eu lieu (aucun financement rétroactif);
      4. Les salaires, les déplacements, l’achat d’équipement personnel ou les opérations quotidiennes ;
      5. Les célébrations religieuses ;
      6. Les levées de fonds pour un petit groupe d’individus (des équipes sportives, des sorties scolaires, etc.) ;
      7. Les événements ayant lieu sur des terrains privés qui ne sont pas accessibles au public.
5. Processus de demande et période de soumission
   1. Toute demande doit être complétée et transmise, sans exception, en utilisant le formulaire de demande reproduit à l’annexe « B ».
   2. Le formulaire est disponible sur le site Web du Canton d’Alfred et Plantagenet dans la section développement économique sous l’onglet « subventions municipales ». Une copie papier du formulaire est également disponible à l’hôtel de ville, pendant les heures d’ouverture, sur demande.
   3. La période de soumission sera du 1er septembre au 31 octobre à 16h00 (ou le premier jour ouvrable suivant, advenant que le 31 octobre soit un samedi ou un dimanche). Aucune soumission ne sera considérée à l’extérieure de ces dates.
6. Évaluation des demandes
   1. Suivant la date de fermeture de la période de soumission, les demandes seront révisées par un comité interne de l’administration municipale.
   2. Les demandes seront révisées et évaluées en fonction des critères suivants :
      1. 30% Capacité organisationnelle du récipiendaire (expérience antérieure, structure organisationnelle, plan de logistique, nombre de bénévoles).
      2. 30% : Qualité de l’événement (le nombre de personnes attendues, partenariat communautaires, visibilité du Canton)
      3. 30% : Capacité financière du récipiendaire (budget réaliste, montant demandé n’excède pas le seuil opérationnel de 25%, sources de financement diversifiées).
      4. 10% Retombées économiques (économique, touristiques, communautaires, legs artistiques)
   3. Les membres du comité d’évaluation formuleront des recommandations au conseil municipal. Le montant recommandé par l’administration peut différer de la demande initiale.
7. Déboursement des fonds et rapport final
   1. Les fonds seront déboursés aux récipiendaires de la subvention une fois le budget annuel approuvé par le conseil. L’administration s’efforcera d’émettre les fonds aux récipiendaires par le 15 février. Cette date est offerte à titre indicatif seulement et n’engage en rien le canton.
   2. Avant de recevoir les fonds, le récipiendaire devra signer un accord de contribution et répondre aux exigences administratives à l’octroi de la subvention.
   3. Les fonds ne peuvent pas être transférés d’un type d’événement à un autre ou d’un organisme communautaire à un autre sans le consentement écrit au préalable par le canton.
   4. Un rapport final d’activité devra être rempli et envoyé à l’administration dans les 60 jours suivant la fin de l’événement.
8. Visibilité du Canton
   1. Le récipiendaire devra assurer la visibilité du canton dans son plan de commandites de l’événement. Le récipiendaire de la subvention devra notamment faire mention de l’appui financier de la municipalité dans les communications écrites. Une affiche avec le logo de la municipalité devra également être mise à l’entrée de l’événement. Les responsables de l’événement seront tenus de présenter une preuve du respect de cette exigence auprès de la municipalité.

En cas de violation de la politique, le canton peut faire enquête et déterminer les mesures correctives appropriées.